Как вести ежедневник?

Практически каждый слышал, что если вы хотите быть "бизнес-леди" или "бизнес-меном", то вам в обязательном порядке необходимо завести ежедневник и использовать его каждый день. В чем-то это правда, однако такая же как "крутым и модным" нужно качественно питаться (а остальным разве нет?).

Поэтому в рамках данного обзора, рассмотрим зачем это может быть нужно и советы как его вести.

Примечание: Данный материал является субъективным мнением, носит чисто информативный характер, не является претензией или иным порочащим действием и ни к чему не призывает.

Содержание

Зачем нужен ежедневник?

Смысл ежедневника в том, чтобы упростить жизнь человеку и решить следующие задачи:

1. Экономия времени. Представьте, что вам нужно распланировать десяток или даже сотню задач. Допустим, вы сделали это в голове. А, теперь, представьте какое количество информации необходимо перелопатить, чтобы ответить на такой простой вопрос "во вторник в 10 часов ты чем занят и будет ли несколько часов времени?". Ежедневник же позволяет отвечать на такие вопросы за пару секунд.

2. Длительное планирование. Представьте, что у вас несколько дел, которые необходимо выполнить в конкретные дни в течение нескольких месяцев. В принципе, ничего сверх сложного. Однако, если количество дел будет измеряться десятками или сотнями, то без ежедневника распланировать их будет существенно сложнее.

3. Решение проблемы "замыленного глаза". Суть в уменьшении количества банальных ошибок планирования. Например, чтобы не получилось так, что вам в одно и то же время необходимо заняться несколькими делами. Или, например, чтобы не получилось так, что дела попросту несовместимы. Допустим, "разогреть печь на даче" в 10 часов, а затем в 11 часов "пропылесосить комнату". Эти задачи не пересекаются по времени, но они невыполнимы в таком порядке, так как расстояние между дачей и домом обычно неблизкое.

4. Анализ. Ежедневник позволяет отслеживать каковы реальные результаты. Например, насколько часто план совпадает с реальностью, или как часто вы переносите выполнение задач, или же как много времени вы тратите для выполнения определенных дел.

Конечно, это не все задачи, но даже из них видно, что ежедневник может упростить человеку его быт.

Примечание: Читателю стоит понимать, что ежедневник, в каком бы он виде не был (книга или некий сервис), это всегда немало вопросов безопасности.

Прежде чем заводить ежедневник

Стоит понимать, что ежедневник нужен не каждому

Так, например, если это прихоть вроде "так делают все крутые перцы" (некая неумелая попытка создать имидж делового человека), то лучше этого не делать, так как с большой вероятностью в последующем вы не захотите использовать ежедневник (даже если он действительно будет нужен).

Причина проста. Ежедневник - это весьма рутинная задача, которой необходимо постоянно заниматься (день ото дня, месяц от месяца...; планировать и корректировать строчки, отмечать выполненные задачи, ранжировать дела по важности и тому подобное). Поэтому если в ежедневнике не было необходимости, то, по сути, вы просто добавили себе ненужных и скучных дел.

Кстати, если причина только в том, что вы часто опаздываете (или тому подобное), то лучше почитайте обзор про то как все успевать. Вполне возможно, проблема совершенно не в том, что вы не можете заполнить список задач рядом с циферками.

Ежедневник может быть разным

Например, если вы прикрепите к холодильнику список задач на неделю, то это тоже в некотором роде ежедневник (хоть и укороченная версия). Ведь в нем так же используются даты и конкретные дела. Поэтому не стоит относится к ежедневнику предвзято и представлять, что это обязательно должен быть огромный талмуд.

Так, если у вас нет потока дел и задач (разбросанных по времени), то вполне можно начинать с самых простых и небольших списков. И уже оценивать их пригодность в вашей жизни. Например, если задачи слишком часто меняются, то вряд ли большой ежедневник с кожаным переплетом будет применим. Он скорее будет напоминать "творческие каракули" и "записки на полях".

А вот если вы заметите, что такие небольшие листки помогают вам организовывать ваше время, то можно задуматься о полноценном ежедневнике.

Плюс от использования ежедневника должен быть больше, чем то количество времени и сил, которые на него тратится

Важно понимать, что использование ежедневника это масса рутинных задач, занимающих время и силы. Сюда входят: планирование (запись всех задач), корректировка (какие выполнены, какие нужно перенести, какие более неактуальны и так далее), постоянный контроль (что сделали, что еще нужно успеть сделать и так далее).

Это уже не говоря о сопутствующих вещах. Во-первых, таскать с собой увесистую книгу далеко не всем удобно. Во-вторых, если в ежедневнике записано что-то важное или личное, то необходимо заботится о его безопасности. В-третьих, бывают ситуации, когда хранить подобные вещи попросту невозможно. И так далее.

Поэтому, нужно четко понимать какие конкретно плюсы вы хотите получить. Например, если у вас огромный поток дел, то польза ежедневника представима: нет пересечения в датах, из-за которых будут срываться планы, возможность быстро перераспределить задачи во времени и тому подобное. А если же у вас десяток повторяющихся дел, которые лишь иногда "разбавляются" одноразовыми задачами, то лучше задуматься об иных методах, как уже говорилось ранее.

Примечание: Читателю стоит понимать, что ежедневник это лишь инструмент для помощи и поэтому он не должен заменять возможности человека.

Как вести ежедневник - советы

План должен подразумевать гибкость

В жизни происходит всякое. Обсуждение с клиентом могло затянуться. Возникли неотложные дела. Успели выполнить задачи быстрее, чем требовалось. Оказалось, что времени для выполнения потребовалось больше. И тому подобное.

Это означает, что жестко и плотно составленный план увеличивает количество потенциальных рисков. Пример для понимания. Допустим, вам необходимо обсудить задачи с 3-мя клиентами. Каждое обсуждение предположительно будет занимать 1 час.

Если вы их расположите плотно (сразу за 1-м клиентом 2-й, а за ним 3-й), то стоит вам уделить больше времени 1-му клиенту, как возникнет масса проблем. Во-первых, автоматически 2-му и 3-ему клиенту придется ждать (если, конечно, не перенести обсуждение со 2-м, что так же не очень хорошо). Во-вторых, вы можете начать торопиться, а это в редких случаях бывает полезным. В-третьих, далеко не факт, что обсуждение со 2-м и 3-м клиентом так же не потребует больше времени. В-четвертых, у клиентов свои планы, которые могут не учитывать подобные вещи. И так далее.

Однако, если между клиентами выставить промежутки времени, в которые заниматься задачами, не привязанными жестко ко времени (их еще называют "гибкие"; например, вязать шапочку), то задержка с 1-м клиентом не вызовет проблем со 2-м и 3-м. В крайнем случае, вам придется перенести гибкие дела, но это лучше, чем впопыхах решать проблему нехватки времени.

Ежедневник это не дневник

Каждая задача должна быть описана максимально кратко и информативно. В крайнем случае, если требуются детали, то лучше прикрепить дополнительные листочки (или нечто подобное). Тут важно понимать, что ежедневник это не дневник с записями вроде "как мне нравятся котята и какие они у меня вызывают эмоции".

Хоть листочков в ежедневнике много, место для записей под каждый день выделено не так уж и много. Поэтому если возникнет ситуация, когда необходимо срочно дописать какие-то важные нюансы (или дополнительные задачи), а места попросту не хватает, то это масса ненужных проблем.

Например, вписывание задач между строк, из-за чего листочек начинает напоминать записки "безумного ученого". Или, например, попытка перенести описание в иные дни, рисуя при этом кучу стрелок.

Кстати, по этой причине нередко советуют хранить в ежедневнике дополнительные листки со скрепками, чтобы можно было добавить листки в самые "загруженные" дни.

Пишите разборчиво

Текст должен быть таким, чтобы его было легко прочитать (в первую очередь вам самим). Если же вы не сможете разобраться в том, что написали, то какой толк от такого ежедневника? Никакого. Поэтому старайтесь писать аккуратно и разборчиво. Пусть это займет чуть больше времени в момент планирования, но зато сэкономит массу усилий в те моменты, когда вам необходимо быстро оценить ситуацию.

Придумайте систему ранжирования

Ни для кого не секрет, что дела бывают разные. Одни срочные и важные, вторые можно тянуть неделями, третьи представляют собой нечто среднее и так далее. Поэтому стоит придумать некую систему ранжирования, чтобы вы могли быстро оценить дела и их значимость.

Вот несколько приемов для размышления. Во-первых, важные или срочные дела можно обводить красным или иным цветом. Во-вторых, можно прикреплять к отдельным страницам небольшие закладки (или мелкие стикеры). В-третьих, можно использовать разноцветные ручки (в свое время были такие большие с 4-8 стержнями). В-четвертых, можно использовать маркеры для подчеркивания. В-пятых, небольшие символы (например, количество точек или линий). И так далее.

Отмечайте выполненные дела

В интернете нередко советуют зачеркивать выполненные дела, вместо того, чтобы просто отмечать той же галочкой (или иным образом). Однако, лучше этого не делать, так как иногда возникает необходимость проанализировать информацию. Например, сколько раз вы обсуждали с клиентом задачу и сколько времени это заняло.

Кстати, подобно системе ранжирования, так же бывает полезным добавлять отметки. Например, что некая задача потребовала больше времени, чем требовалось. Или, например, добавить некий небольшой комментарий.

Однако, напоминаю читателям, что вопрос безопасности всегда актуален. Например, если клиент увидит ваш ежедневник, а там будет нечто вроде "какой нехороший человек", то вряд ли это сделает ситуацию положительной (а уж если клиент придирчивый...). В этом смысле, советую почитать обзор про позитивное мышление, ведь часто одно и тоже можно выразить разными словами.

Периодически проводите анализ

Речь не только о том, чтобы понять насколько ваши планы совпадают с реальностью, хотя это достаточно важно и можно расписывать бесконечно. Речь так же о том, чтобы понять какие вещи у вас вызывают проблемы с использованием самого ежедневника.

Например, вы можете обнаружить, что часто добавляете комментарии, а место для этого катастрофически не хватает и необходимо что-то придумать. Или, например, что ежедневник слишком тяжелый или что нужен такой, чтобы можно было хранить в нем ручку.

Не увлекайтесь

Задача ежедневника - сэкономить ваши силы и время. Поэтому необходимо использовать его ровно настолько, насколько это необходимо. Так, например, в интернете можно встретить немало советов как можно использовать ежедневник для самомотивации. Добавлять краткую информацию о степени выполненности больших задач, красивые выражения, рисовать котят в углу каждой странички и тому подобное.

С одной стороны, в умеренном количестве, это действительно может способствовать улучшению настроя. С другой стороны, это время и силы. Например, цитата на каждый день. Вначале такие цитаты будет легко добавлять, а затем уже вы можете заметить, что ищите их по 20-30 минут в день. Рациональное ли это использование сил и времени? Вряд ли.

Послесловие

В рамках данного обзора, вы узнали какие задачи решает ежедневник, некоторые важные моменты, а так же советы как его вести.

Суммируя вышесказанное. Ежедневник может быть как полезным инструментом, так и чем-то лишним. Например, если многие задачи предполагают "спонтанный" характер (каждый день меняются сами задачи, время для их выполнения и так далее), то ежедневник может привнести немало бесполезной рутины (добавить, чтобы зачеркнуть и перенести, чтобы затем снова зачеркнуть...).

Однако, если же у вас большой поток постоянных задач (грубо говоря, если запланировали, то вряд ли чего изменится), то от ежедневника может быть польза. Но, напоминаю читателю, что вопросы безопасности всегда актуальны. Это как с электронными деньгами.

И, как обычно, всегда помните о здравой логике и том, что у вас своя голова.